O que é e para que serve o plano de continuidade de negócios?

Prever o acontecimento de algum desastre que possa comprometer uma empresa não é uma tarefa possível. Por outro lado, devemos compreender que todos os negócios estão sujeitos a momentos de instabilidade, seja ela provocada por fatores internos ou externos. Sendo assim, contar com um plano de continuidade de negócios (PCN) é vital para a saúde de qualquer instituição.

Os motivos para isso são simples: por meio dele, é mais fácil preparar-se para eventualidades e, além disso, pode-se lidar de maneira adequada em situações não previstas ou momentos de grande dificuldade, por exemplo. Portanto, se você quer estar mais preparado para uma crise, basta continuar sua leitura. Neste post explicaremos o que é, qual a importância, como criar e quais as vantagens de um PCN. Boa leitura!

O que é um plano de continuidade de negócios, afinal?

Em termos simples, o plano de continuidade de negócios nada mais é do que um conjunto de estratégias cujo objetivo é guiar e ilustrar as ações de uma empresa mediante situações de crises geradas por catástrofes naturais ou acidentes, sejam eles provocados por ataques cibernéticos, incêndios ou desastres naturais (inundações, tornados, furacões, etc).

Basicamente, este planejamento organiza metodologias, ativos financeiros e humanos, dentre outros processos que devem ser colocados em prática mediante situações como as citadas acima. Portanto, independentemente de ser o seu negócio de pequeno ou grande porte, o PCN poderá ser muito útil para responder às situações de crise e mitigar seus impactos negativos.

Qual a importância desse planejamento?

Quando se fala em um plano de continuidade, estamos falando de atitudes que poderão prevenir o seu negócio de eventualidades capazes de fechar o negócio, ainda que temporariamente. Assim, pensar na importância do PCN é sinônimo de encontrar alternativas para minimizar prejuízos decorrentes de qualquer desastre.

De modo geral, o plano de continuidade nada mais é do que uma medida gerencial, que possibilita aos empreendedores garantir a manutenção das operações da empresa em situações de indisponibilidade de recursos e ativos para a continuidade dessas operações em curto prazo.

Sendo assim, o plano de continuidade de negócios é importante, já que por meio dele garante-se que a empresa retorne às condições de operar novamente em um prazo apropriado após decorridos incidentes estruturais ou de segurança. De tal modo, o PCN protege interesses da organização, bem como impede manchas à sua imagem e reputação.

Como criar um plano de continuidade de negócios?

Elaborar um plano de continuidade é essencial para tornar as organizações menos vulneráveis e suscetíveis a desastres. Portanto, elaboramos algumas dicas fundamentais que o ajudarão a começar o seu PCN do zero. Confira:

Estabeleça os objetivos do plano

Um planejamento de continuidade vai muito além das operações da sua empresa. Ele deve ser aplicado a todos os departamentos, incluindo as áreas de marketing, contabilidade, relações públicas e recursos humanos, por exemplo. Porém, vale a pena atentar-se às especificidades de cada empresa, já que cada negócio é único. Logo, o plano deve seguir os objetivos específicos do seu negócio, a fim de ajudá-lo a administrar riscos.

Crie uma equipe de crise

Depois de definir os objetivos do seu plano de continuidade, o próximo passo é montar uma equipe de gestão de crise com os gestores do negócio. Além disso, é também importante estabelecer um líder, a fim de centralizar as decisões da equipe e contornar os momentos de maior fragilidade.

Avalie riscos

A avaliação de riscos é uma etapa crucial de um plano de continuidade. Isso porque, ao realizar essa análise, pode-se identificar eventuais ameaças ao negócio e obter insights preditivos. Para tanto, é necessário documentar as ameaças encontradas e discutir com a equipe de crise a probabilidade de se concretizarem e quais os seus impactos, caso ocorram de fato.

Planeje cada função e serviço

Todas as funções e serviços executados por sua empresa devem ser planejados. Assim, é necessário contar com um plano de ação em caso de desastre, seja em relação às estratégias de comunicação, suporte ao consumidor, falta de fornecimento, perda de parceiros para sustentar as operações da sua empresa e muito mais.

Dentre alguns exemplos do que deve ser considerado em um PCN, destacam-se os seguintes setores:

• Financeiro;
• Recursos Humanos;
• Atendimento ao Cliente;
• Logístico, etc.

Treine os colaboradores

Para finalizar, a última etapa passa diretamente pela apresentação do plano de continuidade de negócios para os stakeholders da empresa, ou seja, seus colaboradores, fornecedores, acionistas, entre outros. Assim, ao atualizar todos sobre o planejamento, a resposta em situação de crise será mais eficaz e produtiva — já que todos estarão mais bem preparados.

Por que investir em um plano de continuidade de negócios?

Ter um PCN pode fazer toda a diferença para a manutenção das empresas, especialmente em um cenário de desastre. Abaixo, confira os principais benefícios desse plano e entenda por que desenvolvê-lo é vital para o sucesso da sua empresa.

Ajuda a manter o negócio operando

Com um PCN, as operações da sua empresa poderão se manter em um funcionamento aceitável. Assim, minimiza-se eventuais perdas de ativos financeiros, minimiza-se cenários de demissão em massa, além de reforçar a estabilidade junto aos consumidores e colaboradores do seu negócio.

Protege a imagem e reputação da sua empresa

Não tão raro, algumas crises provocam a desestabilização dos processos de muitas empresas. Consequentemente, a maioria delas sequer consegue atender bem os clientes. Nesse sentido, o plano de continuidade de negócios pode evitar que práticas ruins adotadas em um momento de desestabilização comprometa sua imagem e reputação, já que sua empresa estará preparada para uma boa gestão, mesmo afundada em um desastre.

Oferece vantagens competitivas

Apostar em um plano de continuidade é o que fará com que sua empresa esteja mais bem preparada para enfrentar uma crise, se comparado aos seus concorrentes, por exemplo. Dessa forma, sua marca passará a transmitir maior segurança e transparência às pessoas, tendo assim um excelente desempenho organizacional.

Concluindo, o plano de continuidade de negócios é um sistema dotado de normas cuja missão é padronizar-se, a fim de possibilitar que a empresa se mantenha em funcionamento adequado, mesmo diante de eventualidades que possam comprometer sua infraestrutura, até que a situação seja integralmente restabelecida.Conte com a WePlanBefore para construir um plano de continuidade de negócios eficaz. Saiba mais!